Ассистент - это человек, которому можно делегировать все рутинные, повторяющиеся и умственно утомительные задачи.

Ассистент был первым сотрудником, которого я наняла, когда создавала свой бизнес по наставничеству. С тех пор у меня всегда есть помощник. Этот человек экономит мне десятки часов в месяц, и мне не приходится делать то, на что у меня нет времени.

Когда целесообразно нанимать ассистента?

Если вы являетесь экспертом, тренером или наставником, вам стоит задуматься о найме помощника, как только ваш чистый ежемесячный доход превысит 100 000 рублей/месяц.

Для работы на пару часов в день вполне реально найти помощника за 10 тыс. в месяц. И вы не только освободите время, но и получите моральную энергию, которую сможете направить на рост, расширение и в конечном итоге заработать значительно больше, чем потратили на сотрудника.

Сделайте упражнение прямо сейчас - напишите список всех действий, которые вы выполняете в течение недели:

- Связываетесь с людьми, которые ответили на ваш опрос.
- Назначаете время для звонка.
- Напоминаете им о запланированных встречах.
- Ведёте календарь назначенных встреч.
- Звоните им и проводите бесплатное занятие по подведению итогов.
- Снимаете и монтируете уроки.
- Загружаете их в базу знаний.
- Обзваниваете оплативших клиентов .
- Отвечаете на вопросы клиентов в личных сообщениях.
- Ищете идеи для контента.
- Анализируете конкурентов.
- И так далее.

Ваши действия могут варьироваться в зависимости от специфики вашей работы в качестве эксперта или наставника, поэтому запишите, что именно вы делаете.

Теперь выберите из этого то, что можно делегировать, что не обязательно делать именно вам. Например, созваниваться и проводить разборы эффективнее всего вам, а вот писать первое сообщение с просьбой выбора времени из предложенных вариантов, согласовывать время созвонов и делать другие похожие рутинные задачи может кто-то другой, если вы запишите для него понятную пошаговую инструкцию.

Просмотрите список задач, которые можно делегировать. Оцените, сколько времени в месяц вам приходится тратить на это.

Если это более 10 часов, то можно смело нанимать ассистента.


Что можно делегировать?

Когда я запустила наставничество, моя первая помощница отвечала по скрипту на сообщения во всех социальных сетях, отправляла людям ссылки на оплаты, добавляла их в отдельное закрытое сообщество и таблицу с оплатами. По факту, она выполнял работу менеджера по продажам.

После я её обучила делать рассылки, создавать zoom-трансляции, модерировать комментарии на трансляциях. И она дополнительно стала выполнять роль технического специалиста.

Однако, поскольку объем её работы был невелик, она без проблем совмещал эти две функции в одной.

Личный ассистент – человек, которому вы можете делегировать всё, что посчитаете целесообразным. От переписки с потенциальными клиентами до монтажа уроков.

Сколько платить личному ассистенту?

Здесь всё зависит от объёма работы и уровня сложности.

Техническую, повторяющуюся или рутинную работу, не требующую творческого подхода, можно выполнять за почасовую ставку около 200 рублей. Если помощник при этом работает по два-три часа пять дней в неделю, его зарплата составит около 10 000 рублей в месяц.

Однако вместо того, чтобы привязываться к ставке и заниматься подсчетом времени, затрачиваемого на каждую задачу, вы можете просто заранее определить размер зарплаты и примерный объем работы в день. Если в этом месяце у вас больше задач, чем обычно, вы можете заплатить немного больше.

Я плачу своей помощнице всего 10 тыс. в месяц, и она делает все технические вещи, такие как отправка писем с моими текстами, отвечает на сообщения в ботах и сообществах ВК, следит за тем, чтобы на всех необходимых для работы сервисах на счету был необходимый баланс.

В общем, она занимается всем, что повторяется и требует регулярного выполнения в соответствии с инструкциями.

Однако многие эксперты, коучи и наставники предпочитают совмещать функции помощника с функциями трафик-специалиста, стори-мейкера или ролик-мейкера. Поскольку эта работа требует больше навыков и творческого подхода, то и зарплата в этом случае обычно выше: 15-20 тысяч в месяц.

Фактически, в одном лице у вас будет два человека: помощник и таргетолог, специалист по контенту и специалист по SMM.

Если же помощник не просто консультирует, а продает, обрабатывает сообщения или контакты, то в качестве поощрения рекомендуется давать дополнительно 3% от продаж в дополнение к зарплате.


Где эксперты, коучи и наставники могут найти личного помощника?

1. Первый и самый надежный способ - это ваша собственная аудитория. Просто опубликуйте вакансию в собственном блоге, воспользуйтесь поиском вакансий с помощью ботов или расскажите о ней знакомым, которых она может заинтересовать. Таким образом, вы сможете найти людей, разделяющих ваши ценности. Нам не нужно показывать им, что мы надежный работодатель - они сами захотят работать с нами.

Если у вас нет своей аудитории или по каким-то причинам этот метод вам не подходит, у вас есть еще три варианта.

2. Второй вариант - воспользоваться услугами по подбору помощников. Их довольно много, но есть и недостатки.

Во-первых, либо поиск сотрудника обходится дороже, либо почасовая оплата труда возрастает до 500-750 рублей, поскольку в зарплату сотрудника входит процент от зарплаты самой компании.

Во-вторых, для найма часто требуется письменный контракт, в котором четко определены задачи помощника. Это хорошо, если вы точно знаете, что должен делать ассистент. Однако если вы новичок в инфобизнесе и пытаетесь войти в курс дела, вы можете быть ограничены заранее определенными задачами помощника.

В-третьих, некоторые сервисы не нанимают людей и поручают задания сотрудникам. Когда вы отправляете задание, сервис оценивает его стоимость и передает сотруднику, ответственному за эту область. Однако совпадут ли его видение и эстетика с вашими - дело случая. Если вы работаете с отдельным человеком, вы можете донести до него свое видение и ценности и потратить время на то, чтобы научить его работать так же, как вы.

В целом, если вы ищете личного ассистента впервые, если вы не готовы платить более 10-15 000 рублей в месяц и пока не определились с тем, чем будете заниматься, этот вид услуг не рекомендуется.

Однако, если вы понимаете, что не хотите искать помощника самостоятельно и готовы за это доплатить, ниже приведены некоторые услуги.

– https://getfree24.com
– https://10-ruk.com
– https://poruchai.ru
– https://smartfield.ru
– https://oneassist.ru
– https://delegator24.ru

3. Третий способ найти ассистента - воспользоваться услугами по подбору помощников в онлайн-школах, которые готовят ассистентов.

Этот вариант очень похож на второй. Разница лишь в том, что школа, скорее всего, поможет вам найти помощника, который уже работает с вами один на один, без какого-либо вмешательства. А если дела вдруг пойдут не так, школа поможет вам найти нового сотрудника. Однако это стоит денег. В зависимости от школы, это может стоить от 10 000 до 50 000 рублей.

Ниже приведены некоторые школы, которые помогут вам найти ассистента из числа своих выпускников.

– https://t.me/na_gromova
– https://school.smart-and-talented.ru/podbor
– https://assistant-school.ru/assistant-recruitment

4. И четвертый способ поиска помощников - размещение вакансий в специальных чатах или на каналах поиска работы. Если вы только начинаете работать с ассистентами и пока не готовы платить за их найм, вам подойдет этот способ. Здесь нет никакого риска, вы можете просто разместить вакансию, отобрать несколько кандидатов, протестировать задания, позвонить тем, кто выполнил, и выбрать того, кто вам больше всего подходит.

Ниже приведен список каналов и чатов, где можно размещать вакансии:

– https://t.me/mari_vakansii
– https://t.me/abdigital
– https://t.me/profiwork
– https://t.me/vakansii_infobiz
– https://t.me/jod_of_AZ
– https://t.me/vakansii_assistent
– https://t.me/assistent_tt
– https://t.me/infobizaa
– https://t.me/freelance_birzha
– https://t.me/getinfobiz
– https://t.me/kvosh_group/36562
– https://t.me/Solfreelance
– https://t.me/POISK_ASSISTANTS
– https://t.me/targetcommunity
– https://t.me/infobiz_choogl
– https://t.me/yguoyuo
– https://t.me/vacancies_marketing
– https://t.me/insta_workk
– https://t.me/rabotaudalennovacansy
– https://t.me/self_ma
– https://t.me/Copy_Digital
– https://t.me/freelancechoice
– https://t.me/jobjam

Если вы размещаете вакансию в чате, используйте хештеги #ищу #вакансия #ассистент - по ним вашу вакансию сможет найти большее количество людей.

Если вы размещаете вакансию на канале, посмотрите описание и закреп поста. Обычно там есть ссылка на аккаунт администратора или бота, которому нужно написать, чтобы разместить вакансию.


Как написать вакансию?

Выше мы выполнили упражнение, в котором вы записали все виды работ, которые хотели бы делегировать. Теперь давайте используем это как основу для предложения работы.

Используйте следующий шаблон:

- Хештеги.
– Ищу такого-то кандидата, на такую-то занятость, онлайн/офлайн.
– Краткое продающее описание себя как интересного работодателя – кто я, чем занимаюсь, факты обо мне, которые подчёркивают, что со мной интересно, надёжно, перспективно – это может быть опыт, количество выпускников, отзывов или просто обещание, что со мной будет классно.
– Задачи кандидата – то, что мы выписали, делая упражнение, описанное выше.
– Обещание дать необходимые инструкции.
– Условия – з/п, нагрузка – сколько часов в день нужно будет работать.
– Бонусы, если есть возможность их предоставить, например корпоративное обучение – доступ к вашим курсам и тем, что вы покупали.
– Куда писать для отклика.


Пример вакансии для чатов и каналов, составленной по этому шаблону:

#ищу #вакансия #ассистент

Ищу онлайн-ассистента на занятость 2 часа в день.

Я – Татьяна Эрфурт, маркетолог с 12 летним опытом, совладелец веб-студии, продюсер.

Ищу ассистента, которая сможет взять на себя часть задач, которые я сама делать не успеваю. Если сработаемся, тебя ждёт карьерный рост, интересные задания и дружная команда.

👉 Что нужно будет делать?

– Дублировать контент во все мои соц. сети с ТГ - в Вк, Дзне, Ютуб, TenChat.
– Загружать на обучающую платформу уроки.
– Помогать мне с поиском специалистов на разовые задачи: монтаж видео, дизайн баннеров, создание бота и т.д.
– Публиковать мои статьи на площадках
– Дополнительные задачи, которые будут появляться со временем.

⚡️ Если у вас имеются компетенции в аспектах работы онлайн-школы: от продукта и маркетинга до продаж и управления - это будет преимуществом.

✅ Что по условиям?

– Занятость – 2 часа в день в удобное для вас время.
– Оплата – 10 тыс/мес с дальнейшим повышением.
– Работа в онлайн, из любой точки мира.

Бонусом получите доступ к корпоративному обучению и лучшим курсам по маркетингу и онлайн-образованию, которые я периодически
покупаю для себя и своей команды.

Почитать подробнее обо мне можно в канале: https://t.me/erfurt_tatiana_nastavnik

И если интересно стать частью моей команды, заполните небольшую анкету по ссылке: https://forms.gle/MN2Jms6ypLGc7RRs7 – я изучу её и свяжусь с вами в ближайшее время.

Важно!

В предложениях о работе не должна содержаться информация о поле, возрасте, семейном положении, юридическом местожительстве или любая другая информация, не имеющая прямого отношения к профессиональным навыкам. В противном случае вы можете быть оштрафованы. КоАП РФ Статья 13.11.1. Вы можете задать эти вопросы в анкете.


Как можно создать анкету?

Технически вы можете создать ее на Tilde или через Google-docs. Второй вариант - самый быстрый и простой, и большинство людей используют именно его. Однако важны не технические аспекты, а вопросы, которые вы задаете в опросе. Задавая правильные вопросы, мы можем убедиться, что кандидат соответствует нашим ценностям. Мы можем быстро обучить их техническим аспектам, но ассистенты - это люди, с которыми мы контактируем чаще, чем с другими членами команды, поэтому если наши ценности не совпадают, будет сложно создать для них работу.

Какие вопросы можно задать?

– Имя и контакт для связи? – Думаю, тут всё понятно.

- Возраст. - Люди в возрасте 20 - 30 лет чаще всего склонны к модным тенденциям и быстро учатся новому, поэтому мне нравится работать с ними.

- Есть ли у вас компьютер или ноутбук? - У меня для части задач нужен компьютер/ноутбук, поэтому важно, чтобы он был.

– Ссылка на твои соцсети? – Соцсети помогают понять, какие у человека интересы, взгляды на жизнь, чем он увлекается. Если я вижу, что мне это не близко, не точно буду созваниваться и проводить собеседование.

- Есть ли у вас опыт работы с Google-таблицами, BotHelp, Senler, mind maps и презентациями? - Это сервисы, с которыми ассистент будет иметь дело почти каждый день. Но если у него/нее нет опыта работы с ними, то ....... не страшно, у меня есть для него готовые инструкции.

– Есть ли опыт работы ассистентом и если есть, то в каких проектах? – Если опыт есть, для меня это большой плюс.

- Проходили ли вы какие-либо курсы для работы в качестве личного ассистента? Если да, то какие? - Это помогает понять, есть ли у человека теоретическая база и понимает ли он, что такое работать ассистентом.

- Сколько времени в день можете уделять этой работе? - Помогает нам понять хотя бы приблизительно, сколько времени на работу с нами может выделять человек.

– Какой уровень заработной платы при занятости 2 часа в день комфортен? – Помогает понять ожидания человека. Если я готов платить 10 тысяч, а он указал 30 тысяч, то опять же я не буду тратить время и созваниваться с ним – выберу того, чьи ожидания совпадают с моими.

- Насколько хорошо разбираешься в маркетинге? Проходил(а) ли какие-либо курсы на эту тему или может есть опыт работы в этой области? – Здесь вы подставляете свою сферу.
Если вы - психолог, а он/она прошли несколько курсов в этой области, вам будет легко найти с ним/ней общий язык. Если вы фитнес-тренер, вам будет легче работать с человеком, который ходил в спортзал, чем с тем, кто никогда не держал в руках гантели. Поэтому вам нужно адаптировать этот вопрос для себя. Вы можете спросить о пройденном обучении, прочитанных книгах, опыте работы или опыте взаимодействия в вашей сфере. Например, если кто-то никогда не читал книг по фитнесу или йоге, но регулярно ими занимается, а вы работаете в этой области, то, скорее всего, вы найдете с ним общий язык.

– Где сейчас работаешь? И почему хочешь уйти/совмещать? – Для меня это важный вопрос, который помогает понять, из-за чего человек может уйти от меня. Плюс, тут я могу увидеть его отношение к текущему работодателю. И если он начинает отзываться о нём плохо, я тоже не буду созваниваться.

– Что для тебя важно при выборе места работы? – Помогает понять, насколько моя вакансия соответствует его ожиданиям.

- Расскажите о себе. Можете ли вы добавить какие-либо навыки или качества, которые были бы полезны для сотрудничества? Что вам нравится делать больше всего и что у вас получается лучше всего? Например, писать, создавать чат-боты, проектировать и т.д. - Этот вопрос поможет вам понять сильные стороны вашего будущего ассистента и то, что вы можете поручить ему.

- Что для вас важно при выборе работы? - Я узнаю, соответствует ли моя работа его ожиданиям или нет.

- Какова ваша мотивация для выполнения работы? - Этот вопрос дает вам хорошее представление о его внутренней позиции и ценностях.

– Чем заинтересовала моя вакансия? – Помогает понять, почему человек хочет работать именно со мной. Круто, если это мой подписчик, он меня знает, разделяет мои ценности.

Какие еще вопросы следует задать?

- Укажите ссылку на ваше резюме. В некоторых случаях это важно, но для меня на первом этапе речь идет об опыте работы и инструментах. Вы можете получить дополнительную информацию, необходимую вам, по телефону.

- Город - если вы планируете иногда давать ассистенту задания офлайн, например, найти место для фотостудии, бизнес-завтрака или мастермайнд, будет полезно, если помощник будет из вашего города.


Пример моей анкеты: https://forms.gle/MN2Jms6ypLGc7RRs7


Как эксперту, коучу или наставнику выбрать кандидата для личного ассистента?

Если у вас есть два или три кандидата из анкеты, просто позвоните каждому один на один, расспросите их немного больше об их опыте, расскажите, что вам от них нужно, ответьте на их вопросы и посмотрите, как развивается общение.

Цель звонка:

– Оценить адекватность, как человек общается, комфортно ли мне с ним общаться.
– Попросить чуть подробнее рассказать об опыте и компетенциях.
– Четко обозначить, что нужно будет делать потенциальному сотруднику, какие его ждут обязанности и задачи, какой будет график работы.
– Обозначить, что будет испытательный срок в 2−4 недели.
– Объяснить, по каким критериям я буду оценивать его работу.
– Обозначить условия и оплату работы в испытательный срок и как они изменятся в дальнейшем.
– Ответить на вопросы.
– Согласовать удобную дату начала работы.

Затем я выбираю человека, с которым чувствую себя наиболее комфортно и который лучше всего подходит для желаемой работы.

Если кандидатов много, я прошу их выполнить тестовое задание до того, как я им позвоню. Обычно это то, что ассистенту нужно будет делать в реальной работе. И при этом выполнение задания не должно занимать больше 5-7 минут, чтобы люди не посливались.

Например, вы можете попросить кандидата на должность ассистента:
- Создайте электронную таблицу Google.
- В одну колонку поместите ссылки на 10 конкурентов.
- Во второй колонке - интересные вещи, которые вы сами можете взять из каждого канала.
- Затем, исходя из этого, напишите две рекомендации по улучшению вашего канала.

В таком случае я отправляю сообщение с подобным текстом:

Имя, привет!

Недавно ты заполнил(а) анкету на работу в моей команде в качестве ассистента. Я рассмотрела её и с радостью с тобой поработаю.

Остался последний шаг – сделай, пожалуйста, тестовое задание.

Нужно:
– Создать отдельный файл в Google-таблице
– Занести в один столбец ссылки на 10 каналов моих конкурентов
– Во второй столбец – интересную фишку с каждого канала, которую я могу взять себе
– На основе этого выписать 2 рекомендации для улучшения моего канала
– Скинуть мне ссылку на таблицу и рекомендации по улучшению.

Я отправила задание всем кандидатам, которых выбрала после заполнения анкеты. Жду его до 20:00 мск пятницы. После выберу человека и начнём работу)

Если будут вопросы – пиши, я на связи.


Ну и далее смотрю на задание и вопросы, которые задаёт человек. Если он уточняет каждую мелочь или тупит, мне это не подходит. Если всё ок – выбираю 2-3 лучше всего справившихся с заданием кандидата и предлагаю созвониться.

Я перезваниваю, выбираю одного человека и начинаю с ним работать. Остальным говорю, что напишу чуть позже. Затем, если работа с первым человеком не заладилась, пишу второму человеку из списка. Здесь важно не допустить разрыва. Первый ассистент через некоторое время впишется в коллектив и может занять другую должность, покинуть команду или решить, что не хочет с вами работать. На случай, если это произойдет, держите под рукой список выбранных кандидатов. Предположительно, работая с ним, другие кандидаты не стояли на месте и успели вырасти и стать более компетентными.

Если никто не справился с тестовым заданием или кто-то вам не понравился, вы можете снова разместить объявление о вакансии во всех чатах, снова написать тем, кто ответил на опрос, и продолжать в том же духе, пока не найдете подходящего человека.


Как выстраивать работу с личным ассистентом?

Рекомендую начинать с испытательного срока в пару недель и с определенным фиксом за него. В случае, если вам не понравится работать с человеком, в конце испытательного срока вы просто заплатите ему обговоренный заранее фикс и разойдётесь без каких либо проблем и обид.

Во время испытательного срока не давайте ассистенту доступ к вашим аккаунтам, счетам, базе или любым важным сервисам, которые могут быть использованы для кражи ваших денег. Возможно, сначала вы захотите внимательно понаблюдать за сотрудником.

Но даже после прохождения испытательного срока и начала полноценной работы с вами, скорее всего ассистенты периодически будут уходить. И очень важно – не обучать каждого заново, тратя на это десятки часов, а сразу создавать базу знаний и инструкций для сотрудников, по которой новый ассистент сможет быстро вникнуть в суть дела.

Поэтому, я рекомендую во время обучения первого ассистента записывать все созвоны, разбирать на них всё максимально подробно и просить его же нарезать их кусочками по смыслам, чтобы после можно было пересматривать нужные моменты и не уточнять у вас каждую мелочь.

После нужно загружать эти видео на YouTube и добавлять их в базу знаний для ассистента, которую можно собрать в Notion.

А если вопросы всё же появляются, то отвечать на них максимально подробно и этот ответ добавлять в одну из инструкций.

Это требует больше времени в моменте, но экономит сотни часов в перспективе.